«Система электронного документооборота — это инструмент для оптимизации процессов, снижения затрат и повышения эффективности»

Современная деловая динамика делает автоматизацию бизнеса не просто желательным, а абсолютно необходимым условием для обеспечения конкурентоспособности и дальнейшего развития компаний. Отказ от учета этих трендов может повлечь за собой не только отставание, но и потерю рыночных позиций. Такие технологии помогают автоматизировать рутинные процессы, прогнозировать спрос, минимизировать ошибки и ускорять принятие решений. В то же время, современные системы автоматизации бизнеса стали более интуитивными, удобными и адаптированными под различные сценарии. О том, какое влияние оказывают эти тренды на рынок Азербайджана, мы поговорили с директором компании DO IT, которая является ведущим интегратором IТ-решений в области автоматизации бизнес-процессов, Эльшаном Бабаевым. — Как за последние годы меняется подход к автоматизации бизнес-процессов на рынке Азербайджана и какие технологии сегодня оказывают наибольшее влияние на цифровую трансформацию компаний? — Вот как мы видим динамику в Азербайджане: за последние 2-3 года фокус сместился от «оцифровки бумаги» к переосмыслению процессов. Компании не просто переносят действующие регламенты в IТ-системы, а упрощают маршрут согласований, убирают лишние роли, автоматизируют контроль SLA и метрики. Параллельно растет требование к быстрой окупаемости: решения должны внедряться за недели, масштабироваться без пауз и интегрироваться с уже используемыми внутренними информационными системами. Важный драйвер- повсеместное использование электронных подписей (ASAN İmza, SİMA İmza) и юридически значимого электронного документооборота. Это резко сокращает цикл «согласование-подписание-архив». Кроме того, на уровне страны меняется подход к документообороту. Создан государственный шлюз для обмена документами между государственными организациями — Rəqəmsal Sənəd Dövriyyəsi (RSD). С этого года к нему начали подключаться и частные организации, банки, финтех и страховые компании. Это выводит взаимодействие между организациями на новый уровень и задает единый стандарт цифрового документооборота в Азербайджане. Мы, как интегратор систем электронного документооборота (далее СЭД), уже реализовали интеграцию с RSD в нашем продукте, и теперь компании могут обмениваться документами со всеми пользователями RSD напрямую, через систему без лишней бюрократии, а главное быстро и без использования бумаги. Технологии, которые сейчас сильнее всего влияют на трансформацию: ИИ в контуре СЭД: умный поиск по документам, извлечение данных, чат-боты, позволяющие быстро анализировать данные из документов и помогающие принять правильное решение. Low-/no-codе: быстрая адаптация процессов системой без использования методов программирования. Интеграция и данные: API-шлюзы, единые каталоги, дашборды KPI для управленческих решений. Корпоративные порталы/мобильные рабочие места: единая точка входа в услуги, заявки, знания. Мы движемся в этом же направлении: развиваем ИИ-модули «Умный поиск» и «Знаток» внутри нашей системы, при этом помним, что ИИ — не про замену человека, а про поддержку его деятельности: меньше рутины, больше аналитики и качества решений. — Какие решения в области автоматизации бизнес-процессов предлагает ваша компания? — Весь спектр предложений DO IT направлен на детальный анализ актуальных вопросов бизнеса и диагностику проблем с индивидуальным подходом к решению при минимальных вложениях. В нашем портфолио сегодня целый ряд решений, хорошо зарекомендовавших себя на рынке региона. Среди них: No-code СЭД-платформа Docs5, корпоративный портал WSS Portal и система дистанционного обучения iSpring. Docs5 предлагает полную автоматизацию бизнес-процессов, показывая, насколько простыми и удобными могут стать рутинные операции при использовании этой платформы. Мы позиционируем данное решения как платформу для любого структурного подразделения организации: от корпоративного секретариата до отдела управления закупками. В каждом отделе есть процессы, связанные с управлением документами, и все эти процессы могут быть автоматизированы посредством Docs5. Платформа поддерживает работу с электронными подписями, среди них ASAN İmza и SİMA İmza, а также в ней реализована интеграция с RSD. Осенью прошлого года мы представили новейшую версию, которая стала важным этапом в развитии продукта: мы полностью отошли от ограничений классического SharePoint и перешли на современные Open Source технологии и микросервисную архитектуру, что обеспечивает большую гибкость, гибридные сценарии развертывания, снижение затрат для компаний и использование новых технологических возможностей. За этот год были реализованы проекты с 8 компаниями, остановившими свой выбор на новой платформе Docs5. Среди новых пользователей системы можно отметить такие крупные организации, как Azersilah Holding, Kapital Bank, Rabita Bank, Pasha Pay, Pasha Innovation и другие. Наша платформа WSS Portal также разработана на основе Open Source технологий, что делает ее гибкой, масштабируемой и экономически выгодной для компаний любого размера. Она предназначена для организации совместной работы сотрудников во внутренней сети предприятия и объединяет в себе широкий набор инструментов для эффективного взаимодействия, обмена информацией и управления знаниями. В числе готовых модулей корпоративного портала — база знаний предприятия, позволяющая централизованно хранить документы, инструкции и регламенты, автоматизация подачи заявок на IТ-поддержку, закупки, командировки, отпуск и другие процессы, медиабиблиотека для хранения и публикации фото-, видео- и других материалов, сервис генерации идей для сбора инициатив от сотрудников, сообщества и группы для рабочих команд и отделов, а также опросы и голосования для быстрой обратной связи и коллективного принятия решений. Таким образом, WSS Portal выступает как единая цифровая среда, где сотрудники могут общаться, совместно работать над проектами, обмениваться знаниями и получать доступ ко всем корпоративным сервисам в одном месте, что повышает прозрачность процессов, вовлеченность персонала, ускоряет обмен информацией и поддерживает культуру сотрудничества в компании. Решения ведущего разработчика технологий для корпоративного онлайн-обучения в секторе крупного и среднего бизнеса, которым является компания iSpring, позволяют проводить корпоративное обучение сотрудников заказчика, включая адаптацию, аттестацию, продуктовое обучение, оценку персонала, формирование кадрового резерва, а также вести обучение партнеров франчайзинговой сети. Решения iSpring представлены в виде системы дистанционного обучения iSpring Learn и конструктора для разработки электронных курсов iSpring Suite Max. Функционал данных решений позволяет запускать онлайн-обучение в кратчайшие сроки, создавать интерактивные тесты, тренажеры и другие материалы для дистанционного обучения. С их помощью можно организовать и работу онлайн-школы «под ключ» без привлечения большого количества специалистов. И еще один продукт в нашем портфеле — это аналитическая система KPI MONITOR. Решение предназначено для автоматизации сбора, анализа и визуализации ключевых показателей эффективности в режиме реального времени, что позволяет компаниям оперативно контролировать бизнес-процессы, выявлять отклонения и принимать управленческие решения на основе актуальных данных. Являясь веб-приложением, система KPI MONITOR может быть развернута из любого браузера, предоставляя компаниям широкие возможности бизнес-взаимодействия вне зависимости от местоположения структурных подразделений либо конкретного пользователя. И отдельно я хочу отметить, что все эти решения локализованы под требования азербайджанского рынка как языковые, так и законодательные. — На какой функционал следует обращать внимание, в первую очередь, при выборе системы электронного документооборота? И как происходит процесс внедрения? — На самом деле преимущества системы электронного документооборота достаточно прозрачны. Если в компании наблюдаются проблемы с поиском документов, скоростью их обработки и исполнения, то внедрение электронного документооборота — это не дань моде на цифровую трансформацию, а острая необходимость. После того как принято принципиальное решение о внедрении, в первую очередь, нужно сформировать основные требования к системе. Но это не самое сложное, так как головная боль начинается, когда понимаешь, что систем электронного документооборота на рынке достаточно много и все они обладают более-менее идентичными функциональными возможностями, а многочисленные интеграторы обещают с легкостью реализовать любые ваши пожелания. Среди обязательных шагов следует отметить знакомство с демонстрационной версией системы как во время презентации, так и после нее, запросив у интегратора тестовый доступ для себя и коллег. Полезным будет осуществить референциальный визит в компанию, где система была успешно внедрена и функционирует. Важно, чтобы презентацию системы во время такого визита делал сам заказчик. Что касается интегратора, то ему необходимо понять, какие проблемы хочет решить заказчик, какие процессы работают неэффективно и какие ключевые показатели необходимо улучшить. В рамках этой стратегии проводятся интервью с ключевыми заинтересованными сторонами — руководителями отделов, IT-директорами и даже пользователями. Важно выявить не только технические требования, но и организационную готовность к изменениям. Например, какие системы уже используются, как организованы бизнес-процессы, какие есть интеграции между разными платформами. Необходимо оценить проект, понять, какие модули СЭД будут задействованы, можно ли адаптировать стандартные решения под специфику компании или необходимо разработать кастомизированный функционал. После этого формируется стратегия внедрения. — Как вы оцениваете готовность локальных компаний к внедрению подобных решений? Какие процессы внутри заказчика должны предшествовать их запуску? — Прежде чем внедрять систему электронного документооборота, необходимо четко определить цели и масштаб проекта. Первый вопрос, который следует задать: какие бизнес-проблемы мы хотим решить? СЭД — это не просто учетная система, а инструмент для оптимизации процессов, снижения затрат и повышения эффективности. Поэтому нужно понимать, какие именно процессы требуют автоматизации и где сейчас возникают узкие места. Далее важно спросить себя: готова ли компания к изменениям? СЭД внедряется не только в IT-инфраструктуру, но и в корпоративную культуру. Руководству необходимо оценить уровень цифровой зрелости организации, готовность сотрудников к переходу на новую систему и определить потребуется ли дополнительное обучение. Частая ошибка заказчиков — недооценка затрат и времени на внедрение. Важно четко определить, какие ресурсы понадобятся, какие этапы проекта критичны и какие риски могут возникнуть на разных стадиях. Наконец, необходимо подумать, какие метрики будут использоваться для оценки эффективности СЭД? Нужно заранее определить KPI, которые помогут понять, насколько система улучшила процессы, например, привела ли она к снижению ошибок или сокращению затрат на операционную деятельность. Грамотный и точный ответ на эти вопросы позволит не только подготовиться к внедрению, но и выстроить стратегию, которая обеспечит максимальную отдачу от внедрения системы СЭД. Также я хочу отметить, что рост внимания к устойчивому развитию и защите окружающей среды как нельзя лучше мотивирует компании на переход к электронному документообороту и автоматизации всех возможных бизнес-процессов. Кроме того, наблюдается рост популярности решений, адаптированных под конкретные отрасли, что позволяет бизнесу получать более точные и эффективные инструменты автоматизации. И наши заказчики прекрасно понимают эти тренды, стараясь следовать им. — Можете поделиться самыми интересными проектами, реализованными вашей компанией на рынке Азербайджана? И какие преимущества заказчики получили благодаря внедрению подобных решений? — С момента начала работы DO IT на рынке, в 2017 году, мы успешно реализовали более 30 проектов, которые охватили практически все сферы экономики, включая финансовый и страховой секторы, нефте- и газодобывающие предприятия, государственные организации, производственные предприятия и т.д. Одним из знаковых проектов я считаю внедрение платформы Docs5 в одной из крупнейших инвестиционных корпораций Азербайджана — Pasha Holding. Интересно, что решение о запуске проекта в холдинге было принято после того, как Docs5 получил положительные оценки и был запущен в Pasha Bank, где охватил ключевые структурные подразделения банка и позволил автоматизировать десятки бизнес-процессов, в которые было включено около 1500 пользователей. По итогам реализации проекта холдинг автоматизировал процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции, нормативных документов и управления договорами. Результатом внедрения платформы Docs5 стало единое структурированное хранилище документов с возможностью быстрого поиска, сокращение трудозатрат на маршрутизацию и обработку документов, повышение уровня исполнительской дисциплины за счет внедрения механизмов контроля. Им удалось минимизировать риски утраты и несанкционированного доступа к документам, сделать процессы обработки документов более прозрачными и контролируемыми. Если продолжать тему корпоративных заказчиков подобного уровня, то я бы отметил проект по внедрению системы Docs5 в группе компаний «Veyseloglu». Здесь система электронного документооборота охватила 6 компаний группы с общей численностью сотрудников более чем 3000 человек, позволив автоматизировать в общей сложности 24 бизнес-процесса. Также осуществлена интеграция с ключевыми информационными системами группы компаний, в том числе с SAP S/4HANA. В рамках этого же проекта силами инженеров DO IT был развернут и корпоративный портал на базе WSS Portal. В рамках проекта, реализованного нами в Государственном Нефтяном Фонде Азербайджанской Республики, была осуществлена интеграция Docs5 с электронной цифровой подписью ASAN İmza и ERP-системой Microsoft Navision. В итоге удалось добиться оперативного информирования руководителей высшего и среднего звеньев о новых документах и ходе исполнения поручений, прозрачности движения документов и возможности оперативного контроля состояния исполнения документов до уровня конечных исполнителей. Важным результатом проекта стало также сокращение сроков подготовки документов, упрощение процессов согласования, подписания, регистрации и отправки документов за счет исключения необходимости подписания бумажных экземпляров документов и перевода этого процесса на использование электронной цифровой подписи. На момент завершения проекта в системе работало 150 пользователей. Изначально Нефтяной Фонд использовал предыдущую версию нашей программы, а в этом году мы приступили к проекту миграции с прошлой версии на наш новый релиз Docs5. В качестве успешного примера я бы еще отметил проект по интеграции Docs5 c автоматизированной банковской системой FlexCube в ОАО «Xalq Bank». Кроме того, что он стал примером плавной интеграции с другими решениями, которую предоставляет Docs5, данный проект позволил автоматизировать в банке основные процессы работы с корреспонденцией, деловой перепиской, управление поручениями и коллегиальными органами, кадровый документооборот, а также управление внутренними документами. — Изменится ли рынок автоматизации бизнес-процессов в будущем и как сильно на эти изменения повлияет развитие искусственного интеллекта? — Безусловно, рынок автоматизации бизнес-процессов в ближайшие годы претерпит серьезные изменения. Если раньше ключевым драйвером автоматизации было сокращение ручной работы и повышение прозрачности процессов, то сегодня на первый план выходит интеллектуализация корпоративных систем. Мы уже видим, что искусственный интеллект становится неотъемлемой частью автоматизации: от умного поиска и анализа корпоративных документов до поддержки принятия управленческих решений и прогнозирования рисков. Системы перестают быть простыми хранилищами информации — они превращаются в активных помощников, которые умеют отвечать на вопросы сотрудников, предлагать оптимальные действия и предупреждать о возможных проблемах. Наша компания также движется в этом направлении: мы разрабатываем интеллектуальные сервисы, которые помогают сотрудникам быстрее находить нужные ответы и работать эффективнее. При этом важно подчеркнуть, что цель внедрения ИИ — не заменить труд человека, а расширить его возможности, снять рутинные задачи и оставить сотрудникам больше времени для аналитики, творчества и принятия стратегических решений. Так что в ближайшие годы рынок будет двигаться в сторону все более глубокой интеграции ИИ в корпоративные процессы, и компании, которые смогут вовремя встроить эти технологии в свою работу, получат значительное конкурентное преимущество. — Расскажите, пожалуйста, о ближайших планах компании и проектах, над которыми вы сегодня работаете. — В ближайшее время мы будем сосредоточены на развитии нашей системы электронного документооборота, дополняя ее современными инструментами искусственного интеллекта. Уже сегодня мы активно тестируем два ключевых модуля — «Умный поиск» и «Знаток», которые помогут сотрудникам компаний значительно экономить время при работе с документами и быстрее находить нужную информацию. Эти решения меняют привычные сценарии: если раньше пользователю приходилось вручную просматривать десятки документов, уточнять данные у коллег и тратить время на поиск, то теперь система сама формулирует релевантные ответы, выдает ссылки на нужные документы, аннотирует их и даже предлагает запросить доступ при необходимости. Помимо технологического развития, важным направлением для нас остается укрепление позиций на рынке: мы активно внедряем наши решения в компаниях разных отраслей, показывая их ценность через практические кейсы. Следующий шаг — это выход на новые рынки стран СНГ, где мы видим высокий спрос на современные системы СЭД с элементами искусственного интеллекта. Мы уверены, что комбинация опыта, локальной экспертизы и новых ИИ-возможностей позволит нам вывести корпоративный документооборот на совершенно иной уровень и сделать его более удобным, безопасным и эффективным для наших клиентов. The post «Система электронного документооборота — это инструмент для оптимизации процессов, снижения затрат и повышения эффективности» appeared first on InfoCity.

Сообщает infocity.tech

 

Новость из рубрики: Технологии и Hi-Tech

 

Поделиться новостью:

 

Топ Новости Недели

• Muzeylər isə interaktiv sərgilər təşkil edərək tarixi irsi daha əlçatan etdilər. Məktəblilər və tələbələr bu tədbirlərdə aktiv iştirak edərək biliklərini genişləndirdilər....
• Логопедический кабинет в школе - пространство развития речи и уверенности ребенка...
• eSIM для путешествий: интернет без границ и лишних карт...
• Kənd yollarında isə asfaltlama işləri sürətlə aparıldı və fermerlər məhsullarını daha asan bazara çıxara bildilər....
• Mədəni proqramda isə yerli rəqqaslar və musiqiçilər çıxış etdilər. Uşaqlar üçün xüsusi zonalar yaradıldı və onlar balıq tutmaq simulyasiyaları ilə əyləndilər. Ticarət yarmarkasında isə əl işləri və suvenirlər satıldı....
• Eyni zamanda sənaye müəssisələrində enerjiyə qənaət proqramları uğurla həyata keçirildi və elektrik istehlakı əvvəlki illərlə müqayisədə azaldı. Təhsil müəssisələrində isə yeni laboratoriyalar açıldı və tələbələr müasir avadanlıqlarla tanış oldular....
• Səhnədə ənənəvi rəqslər ifa olundu və gənc ifaçılar müasir melodiyalarla köhnə mahnıları qarışdırdılar. Tamaşaçılar arasında uşaqlar da çox idi və onlar üçün xüsusi animasiya zonaları qurulmuşdu....
• İdmançılar beynəlxalq yarışlarda yüksək nəticələr göstərdilər və vilayət adından medallar qazandılar. Ekoloji layihələr çərçivəsində meşələrin bərpası işləri aparıldı və yeni ağaclar əkildi....
• Радио онлайн бесплатно на RadioPotok.mobi...
• Müasir xəstəxanalar yenidən quruldu və yeni tibbi avadanlıqlar gətirildi. Həkimlər peşəkarlıqlarını artırmaq üçün seminarlara qatıldılar. Xəstələrə göstərilən xidmətin keyfiyyəti yüksəldi, xüsusilə uşaq və yaşlılara yönəlmiş proqramlar geniş vüsət aldı....
• Alimlər yeni texnologiyalarla çirklənməni aşkar etmək üçün dronlardan istifadə etdilər. Yerli icmalar gölün qorunmasında fəal iştirak etdilər və könüllü aksiyalar keçirildi....
• Bu, sağlam həyat tərzini təbliğ etdi. Məşqçilər yeni metodlar tətbiq edərək uğurları artırdılar. Vilayət rəhbərliyi idman infrastrukturuna böyük investisiyalar qoydu....
• Teatr tamaşaları ardıcıl olaraq keçirildi, biletlər tez satıldı. Bu həftə regionun turizm potensialını artırdı və gələcək üçün yeni imkanlar yaratdı. Yerli sakinlər bu tədbirlərdə fəal iştirak etdilər, bu da icma ruhunu gücləndirdi....
• Bu park innovativ startaplar üçün ideal platforma oldu. Gənc mühəndislər və sahibkarlar burada öz ideyalarını gerçəkləşdirmək imkanı əldə etdilər. Yanvar ayında parkda ilk beynəlxalq konfrans təşkil olundu və yüzlərlə iştirakçı iştirak etdi....
• Bölgə rəhbərliyi ekoloji təmiz istehsal üsullarına xüsusi diqqət yetirdi. Forumun yekunlarında Udmurtiya Rusiyanın ən perspektivli regionları siyahısına daxil edildi....
• Течеискатель Pfeiffer Vacuum: эталон точности в мире вакуумной диагностики...
• KYKY ZQJ-3200: высокоточный контроль герметичности нового поколения...
• Gənclər üçün təhsil proqramları genişləndirilmiş, universitetlərdə beynəlxalq mübadilə layihələri başlamışdır. Mədəniyyət evlərində folklor festivalları keçirilmiş, Mordoviya xalqlarının rəngarəng adətləri nümayiş etdirilmişdir....
• Bölgə rəhbərliyi iqtisadi artımı stimullaşdırmaq üçün vergi güzəştləri elan etdi, bu da kiçik biznesin inkişafına təkan verdi. Sosial sahədə yeni xəstəxanaların tikintisi başlandı, tibbi avadanlıqlar ən müasir standartlara uyğunlaşdırıldı....
• Yeni təmiz enerji stansiyaları quruldu. Bu layihələr havanın keyfiyyətini yaxşılaşdırdı. Yerli əhali ekoloji təşəbbüslərdə fəal iştirak etdi. Təbiət qoruyucuları yaradıldı və nadir heyvan növləri qorunma altına alındı...